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企業を守る”通話録音” 〜導入する3つのメリットとは〜

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企業を守る”通話録音” 〜導入する3つのメリットとは〜

電話対応は会社の印象を決める重要なポイントですが、相手が見えないからこその難しさもあります。

 

注文内容の聞き漏れ。担当者名を聞き間違え。

クレームの内容確認。言った、言わないのやり取り…。

 

どの企業・店舗も頭を抱えている困りごとではないでしょうか?

 

これらを解決できるのが”通話録音”システムです。

"通話録音"は、スタッフにとっても、顧客にとってもメリットがあります。

クレーム対応

クレーム電話というのは相手の顔が見えない分、攻撃性を強く感じてしまいがち…。だからこそ、クレーム電話は「相手の言葉を聞くこと」がセオリーだと言われています。

 

・相手が何に対して怒っているのか
・求めていることは謝罪なのか、補償なのか

 

これらをしっかりと見極めていくことが必要です。

通話録音を導入することで、会話の内容を振り返ることができるので、冷静な判断ができるようになりますし、「言った」「言わない」の争いも未然に防ぐこともできます。

スタッフの教育 〜対応力と満足度の向上〜

生の声には、紙では表現しきれないニュアンスや響きなど大切な情報が含まれています。いまの時代においては、「顧客との会話の内容」も価値あるデータ資産なのです。

また、ベテランスタッフであれば、"安心の電話対応"ができますが、新人はそうもいきません…。マニュアルやトークスクリプトにはない対応が必要になる場面もでてきます。

 

だからこそ、ベテランスタッフの電話対応を聞き、通話録音を教育に使うことで、スタッフ全員の対応力が底上げされます。と同時に、必然的に顧客満足度も向上していき、企業のイメージアップにも繋がることでしょう。

通話録音の落とし穴

これほどまでに便利な通話録音ですが、いままでの通話録音にはいくつかの落とし穴がありました。

人的ミス

レコーダーをつなぐタイプのものを使っている場合、スイッチの入れ忘れや、電池切れ…。もちろん容量オーバーも発生します。聞き直したい会話ほど、録音できていない!ということが起こってしまうのです。

容量制限

保存できる容量が決まっていて、その限度に達してしまうと、追加録音ができないず、一定量まで録音したら、過去のデータを削除する必要があったのです。

電話機ごとの設置

各電話機に機械を設置しなくてはならず、工事の手間も電話機の数だけあり、費用も膨らんでいました。またスタッフにとっても、デスクの場所を取ってしまい、邪魔になっていました…。

オフィス限定

機械を設置している環境下でないと音声データが聞けないのが、いわゆるオンプレ型の難点でした。録音ができても、そのデータを活用するには、ひと手間、ふた手間かかってしまったのです。

おもてなし電話の”自動通話録音”とは?

すべての通話を自動録音

発着信時に受話器をあげて下ろすまでの会話を自動で録音!
なので、うっかり録音できていない…!ということはありません!

たっぷり録音14,000時間

365日24時間通話をしていたとしても1年半分の録音ができる大容量!
さらに、14,000時間を過ぎると、古いデータから消えていくので、容量が足りないということはありません!もちろん、録音データは、音声ファイル形式でダウンロードが可能です!

1社に1台の設置

電話機ごとではなく、ONUの直下に設置を行うので、工事の手間も最低限で済みます。スタッフのデスクや足元に機材がある煩わしさがなくなります。

いつでもどこでも聞ける!

発着信の通話内容をクラウドサーバーに保存するのが、おもてなし電話の通話録音システムの特徴。つまり、外出先で担当者が直接、通話内容を確認できるのです!電話を受けたスタッフとの認識ズレをなくしたり、伝えもれをなくすことができるので会社にいないときでも、顧客対応をスムーズに引継げます。

発着信とひもづく

さらに!おもてなし電話と連携しているので、発着信の情報と音声データがひもづきます。自分が対応した顧客を検索して通話内容を確認したり、クレーム対応中の通話内容を確認できます。

スタッフにとっても顧客にとってもメリットがある通話録音。

安心安全のためにもぜひ、ご活用ください!!

 

 

 

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