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はじめませんか?名刺管理とおもてなし。

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はじめませんか?名刺管理とおもてなし。

名刺管理の課題

「名刺情報が大切」「企業の資産」と頭でわかっていても、名刺管理には多くの課題もあります。

 
  • 入力の手間がかかる
  • 担当個人が所持してしまう
  • 同じ人の名刺が社内に複数ある
  • 最新情報が分からない
  • お客様から連絡があっても自社担当が不明で対応できない
  • 知りたい情報を探し出すのが大変
  • 社内でデータを共有しにくい
  • 外出していると名刺の情報にアクセスできない
  • 担当が退職すると情報がなくなる
  • 集めた情報をどう活用したらいいのかわからない
  • 情報の更新がされない
 

など。

 

こういった課題を解決してくれるのが「名刺管理ツール」です。

名刺管理ツールとは?

名刺をスキャンし、データ化するのが名刺管理ツール。データ化された名刺情報は、検索・社内共有もできるので、名刺を会社の資産として活用できるようになります。必要なときに、必要な情報をすぐ取り出せることは、いまの時代には必要不可欠なのかも知れません。

また、いままで名刺のデータ化や、情報検索にかかっていた時間も短縮でき、本来の営業活動に専念する時間を増やすこともできます!

名刺管理の市場

名刺管理市場は、今も尚伸びている市場と言われており、2016年には62億円。2017年には85.4億円の市場で、2022年には136億円にまで市場が成長すると予測されています。

名刺は企業の営業活動のインフラ化しており、2018年頃から「名刺管理ツール」単体ではなくSFA(営業支援ツール)やCRM(顧客管理ツール)など、他ツールと連携しての利用が増えはじめました。これは、データ化された名刺情報を企業の資産として活用するためです。

名刺管理ツールのメリット

時間短縮

データ入力の手間、名刺情報の検索に時間を取られていませんか?
1回探し出すのに6分。1週間に4回として計算すると年間で208回20.5時間もの時間を「名刺を探す」ために使っています。名刺管理ツールを使えばスキャンをするだけでデータ化されていくので、ムダな時間を削減できます。

社内共有

ついつい担当営業マンの机の中に眠りがちな名刺。属人化させることなく、企業の資産としてデータ化すれば、たとえ担当者が辞めてしまっても、繋がりまでが消えることはありません。しっかりと蓄積して共有することで企業の資産としての価値が高まります。

営業のチャンス

社内に他に繋がりがないか。企業様の他の繋がりがないか。そういった接点の有無を可視化できるようになるのが名刺管理ツール。この部署では案件にならなかったけど、他の部署にとっては重要なキーマンだった!といったこともなくなります。接点を見逃すことなくアウトバウンドを仕掛けられます。

双方向のコミュニケーションへ

名刺は企業の大切な資産であり、活用すべきもの。その理解が広まり、SFAやCRMとの連携も盛んになり、アウトバウンドの営業活動において、名刺情報は必要不可欠となっています。

 

アウトバウンドの営業活動を行う際には、自身がデータベースから検索したり、抽出しますが、例えばインバウンドで問い合わせを頂いた場合はどうでしょうか?

 

メールやFAXであれば、データベースからの検索が可能です。しかし、急ぎの確認などでお問い合わせをしてくださる場合の多くは、お電話でのご連絡をいただくことが多いのではないでしょうか?

 

その場合、着信時にお名前をお伺いし、一旦保留に…。お客様をお待たせしながら情報を探し出す必要があります。「保留」というのは待たせている側は、「ほんの数秒」と思っていますが、待つ側にとっては「いつまで待たせるんだ…」とイライラが募っていくばかり。

 

これではもったいないですよね…。

こんなときには、インバウンド対応に適した「クラウド型CTI」のおもてなし電話と連携させましょう!

名刺管理ツールとおもてなし電話の連携

 

名刺管理ツールとおもてなし電話が連携すると…。

スキャンした名刺情報がデータ化され、それを元に着信時、お客様の情報がPCやタブレットに自動的にポップアップ!

 

最近名刺交換した相手でも、数年前に名刺交換した相手でも、担当が不在でも、相手をわかった上で電話対応ができるようになるのです!情報がわかった上で電話対応できるので、ムダな「保留」を減らすこともできます。

 

名刺管理にコストをかけるのなら、有効活用しなければ、ムダになります。企業にとって大切な資産である名刺情報を、属人化させることなく企業全体で活用してみてはいかがでしょうか?

 

おもてなし電話と連携できる名刺管理ツールもご紹介ができますので、お気軽にご相談ください。

 

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