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機能

FUNCTION

電話着信時にパソコンやタブレット、スマートフォンに顧客情報を表示させる「お客様情報表示」や、パソコンから簡単にお客様へSMSが送信できる「SMS送信」機能など、おもてなし電話の機能一覧をご紹介いたします。

機能一覧

顧客コミュニケーション機能

顧客とのコミュニケーション時に利用する機能です。

  • お客様情報表示

    電話がかかってきたらパソコンやタブレット、スマートフォンに顧客情報を表示させます。
    電話着信時に、お客様情報(名前、住所など)や着信回数を表示します。パソコンの場合は、電話着信時にブラウザにてポップアップ(IE利用時のみ)表示します。アプリで着信を通知することも可能です。

  • お客様情報管理

    お客様情報をいつでも登録・修正できます。 表示させたい項目や順番の追加・変更が可能です。 お客様情報をお客様名や電話番号などのキーワードで検索することもできます。

  • メモ機能

    社内で情報を共有! 前回のお問い合わせ内容や、発信した際に話した内容などをメモできる機能です。折返しをいただいた際、他の担当者がどんな話をしているのかもわかるので、お客様をお待たせすることがなくなります。おもてなし電話の中に、電話伝言メモや付箋を残す感覚で使えます。メモの履歴も残るので、後日メモに記載した内容を調べることも可能です。

  • SMS送信

    SMSを簡単送信できます。 おもてなし電話の画面からSMS(ショートメッセージサービス)をお客様や自社担当などに簡単に送信できます。SMSは電話番号のみで送信でき、その到達率は95%以上と言われています。家賃の督促、車検の案内、予約のリマインド、電話に出なかった時の挨拶、社内の連絡ツールとしてご活用いただけます。※別途送信費用(12~18円/通・送信件数に応じた従量)がかかります。

  • DMサービス

    DM(ダイレクトメール)をカンタンに送れます。 おもてなし電話の画面からDM(ダイレクトメール)を送りたい顧客を選択し、DM種類を選び発送予約すると、DMが郵送されます(Z型圧着はがき)。カンタンなだけではなく、種類も選べ、早く、安いので大変便利。車検のご案内や見込み客へのキャンペーン案内などにご利用いただけます。オプション

  • 携帯アプリ「Pop'n」

    携帯電話への着信の場合でも、お客様情報が表示されます。 外出中に知らない番号からの着信。「誰だかわからないから後で掛けなおそう…」とかけ直してみると、実は急ぎ対応が必要なお得意様だった。そんなことはないでしょうか?Pop'nなら、外出中の携帯電話に電話がかかってきても、おもてなし電話に登録されたお客様情報が表示されます。携帯端末には顧客情報を残さないので、万が一携帯を紛失しても、情報流出のリスクも防げます。オプション

発着信管理

電話の発信・着信時に利用できる機能群です。

  • 発信履歴検索

    電話をかけた先の電話番号を一覧で表示します。 どこに電話をしたのか(電話番号と、登録してあれば氏名や社名)をパッと見ることができます。 ※一部環境によってはご利用できません。

  • 着信履歴検索

    ワンクリックで着信履歴を表示します。 日付や電話番号、お客様名など、キーワードでの履歴検索も可能です。さらに、休日や夜間、留守番設定時、話中の着信履歴も確認できます。 着信履歴情報のエクスポートも可能です(CSV形式)。

  • 複数同時着信時の
    お客様情報表示

    同時着信でもお客様情報が表示されます。 複数の電話が同時にかかってきた場合に、誰からの着信かを一覧で表示させます。

  • 着信先の電話番号表示

    どの電話番号にかけてきているのかがわかります。 会社の代表電話番号や問合せ専用の電話番号など、複数の電話番号で受電する場合に、どの電話番号に着信しているのかを表示させます。

  • 複数台同時表示

    お客様情報を同時に複数のパソコンやタブレットに表示します。
    電話着信時に、お客様情報を複数のパソコンやタブレットに同時に表示します。社員全員で着信情報を共有したり、お店の受付とバックオフィスで同時に着信情報を見たりすることが出来ます。(※同時表示台数を増やすオプションもございます)

  • 電話番号グルーピング

    複数の電話番号からかかってきても、同じお客様情報を表示できます。
    自宅の番号と携帯番号など、同じ人から異なる電話番号で着信があっても、ひとつの顧客情報を表示します。会社単位や家族単位、固定電話と携帯電話を使いわける人など、ひとつの同じグループとして登録が可能です。

  • 写真表示

    着信時に写真(画像)を表示できます(1枚のみ)。 お客様の顔写真や企業のロゴ、前回注文された商品などを表示させることが可能です。

  • 通話録音機能

    いつでもどこでも通話内容を確認できます!会話をテキスト化して可視化もできます。詳しく見る

データ一括管理

顧客データの一括インポート、エクスポートやCSVでのデータ取り込み機能です。

  • 顧客データエクスポート

    おもてなし電話に登録しているすべてのお客様情報を一括でエクスポートします(CSV形式)。 データをバックアップ保存することが可能です。

  • 顧客データインポート

    エクスポートしたお客様情報を一括でインポートします。 バックアップしたお客様情報を取り込む場合に利用します。

  • お客様情報CSV一括登録

    大量のお客様情報を一括で登録できます。 管理ソフトやExcelなど今お持ちのお客様情報をCSVデータで一括登録することができます。

  • CSV自動取り込み処理
    (バッチ処理)

    お客様情報のCSVファイルを、定期的に自動で取り込みます(バッチ処理)。 毎日夜間や、朝・昼・晩の1日3回など、取り込むタイミングを自由に設定できます。手動でのCSVファイルを取り込む作業が不要になります。オプション

迷惑電話対策

迷惑電話対策時に利用する機能です。

  • 迷惑電話チェック

    迷惑電話がわかるのでムダな電話対応を減らせます。 インターネットに公開されている最新の迷惑電話情報を毎回自動でチェック。 該当すれば画面でお知らせします。

  • 迷惑電話登録

    自社の迷惑電話を登録できます(ブラックリスト登録)。 自社にとって迷惑な電話や気をつけないといけないお客様など、迷惑電話登録ができます。一度登録した迷惑電話の解除も可能です。

既存システム連携

お使いの別システムとおもてなし電話とを連携する場合に利用する機能です。

  • システム連携

    お使いの顧客管理システムや予約システムと連携できます(Webシステムのみ) 。
    現在利用されている顧客管理システムや予約システムとシステム連携することが可能です。連携することにより、データの一元管理ができ、顧客管理や予約システム内データをそのままおもてなし電話の「お客様情報」として表示できます。 ※連携の可否はご相談ください。オプション

設定

おもてなし電話を利用する社内ユーザーの設定や企業データベース機能です。

  • ユーザー管理

    ログインするユーザーの管理が出来ます。 ログインするユーザーの登録や変更、削除ができ、ユーザー単位で機能のアクセス権設定が可能です。

  • 企業データベース
    チェック

    自社で未登録のお客様でも、企業データベースに掲載されている情報は表示されます。 お客様として登録していなくても、企業データベース(※)に登録があれば、企業名が表示されます。なお、個人情報は保有しておりませんので、公開されている企業情報のみの表示となります。 ※弊社提携企業のデータベースからの情報となります。

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