固定電話に通話録音を導入する方法と通話録音機能付きの固定電話の選定方法と比較

固定電話は携帯電話やスマートフォンの普及により、以前より保有している家庭は少なくなりました。しかし、未だに企業であればビジネスフォンとして利用されています。ビジネスフォンは文字通りビジネスに使う電話ですから、ビジネスを成功させるには欠かせないツールです。その固定電話に通話録音機能が初期機能からついているかというと、そうではありません。通話録音機能がついていればメリットは多く、ビジネスを更に飛躍させることに一役買ってくれるでしょう。
そこで、当記事では、固定電話に通話録音機能をつけるメリットと、通話録音機能をつける方法、また通話録音機能付きの固定電話の種類と比較について詳しく解説します。

目次
「シンカの通話録音クラウドシステム」とは
そもそも固定電話とは
固定電話に通話録音機能を導入するメリットとは
通話録音機能を固定電話に付与する方法とは?
通話録音機能付固定電話の比較
固定電話の通話録音機能まとめ

「シンカの通話録音クラウドシステム」とは

通話録音拠点数がなんと約100社、120拠点、そして月次の解約率は驚異の約0.7%という安定的な実績を持つ通話録音システム。それが、「シンカの通話録音クラウドシステム」です。

簡単に特徴をお伝えすると以下の点に強みがあります。

  • 強み1. 電話機器の入替不要で、今の電話のまま録音ができる。
  • 強み2. 様々な業種・業態のシーンで活用いただいている。
  • 強み3. オフィスにかかってきた電話を全通話録音しテキスト化。検索できる。
  • 強み4. クラウドだから複数拠点の録音データも一元管理できる。
  • 強み5. 社員の電話受付ストレス軽減、クレーム客対策になる。

こうした強みを活かしながら、貴社をサポートする通話録音サービス。

それが、「シンカの通話録音クラウドシステム」です。

※3分でわかる!通話録音クラウド無料ダウンロード
https://www.thinca.co.jp/tsuroku/download.html


また、以下のような導入事例があります。

お客様の声

弁護士法人DREAM 様「言った、言わない」のトラブルが多い業界、通話録音機能で「丁寧さ」に「正確さ」をプラスした顧客対応を実現。
「スタッフとお客様、両方を大切にする「環境」と「仕組み」」が整いました。

そもそも固定電話とは

そもそも固定電話とはどのようなものを指すのでしょうか?
固定電話とは、携帯電話とは違い一定の場所に固定された電話の事を指します。
一定の場所に固定されており、かつソフトウェアなどのダウンロードができるタイプとできないタイプがあり、できるタイプについてはソフトウェアなどのダウンロード及びインストールによって通話録音を可能します。逆に固定電話で、かつソフトウェアのダウンロードができないタイプについては、通話録音装置などを繋ぐことにより、通話録音をすることが可能になります。
なお、通話録音装置を利用する場合には、通話録音装置を固定電話と繋ぐ方法が4つに分かれており、ビジネスフォンの種類によってこの4つのうちどのパターンを利用できるか、また音声ガイダンスを流すことができるかなどが別れています。
この4種類というのは、

  1. 通話録音装置と受話器を繋ぐ方法
  2. 通話録音装置と電話機を繋ぐ方法
  3. 通話録音装置と電話線を介して繋ぐ方法
  4. 通話録音装置と受話器と電話線の両方を繋ぐ方法

となっています。

固定電話に通話録音機能を導入するメリットとは

固定電話に通話録音機能がついていない場合、あとからでもつけた方が良い場合があります。では通話録音機能を固定電話に付与することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
以下でご紹介します。

メリット1. 社内コンプライアンス違反の防止

仮にお客様に嘘の発言をしてしまったり、お客様に対して損害を与えるような内容の通話をしていれば、会社として大きく信頼を落とします。

また、あってはならないことですが、外部の反社会的勢力と内通して会社に損害を与えるようなやりとりをすることも考えられます。しかし、固定電話通話録音システムを導入していれば、もちろんそういった通話をすれば録音されてしまうため、抑止力が働き未然に防止することができます。

メリット2. 聞き漏らしや聞き間違いを無くす

本人が話した内容と、実際に覚えている内容が違うことがあります。もし実際に話している内容が残っていなかったならばどうなるでしょうか。

聞き間違ったのか、記憶違いだったのかはわかりません。しかし、固定電話に通話録音機能があれば、きちんと本人が話していた内容が残っているため、仮に記憶が薄れてしまったとしても、事実を確認することができます。

メリット3. 証拠として使える

オペレータが丁寧に対応したとしても、どうしてもクレームが付いてしまうことはあります。

しかし、クレームの度合いを越えて、犯罪に当たるような発言をしたり、あるいは訴訟に発展してしまうような事案が起こることもあります。

訴訟になれば当然証拠主義が採用されますので、物証や書証の存在がとても大事なります。そして、書証の一つとして音声データを提出することもできます。書証の証拠能力は大変高いものですから、仮に訴訟に発展しても、会社を守ることができます。

メリット4. ステークホルダー対策

固定電話通話録音システムを入れていれば、会社のコンプライアンス力が高まるため、その分会社全体としての安心感が高まります。

そして、会社の所有者、ステークホルダーの株主に対しても会社の価値を高めることにつながりますので、喜ばれます。そういう意味では、法人が通話録音システムを導入することは、一つのステークホルダー対策と言えるでしょう。

メリット5. オペレーターの負荷軽減

オペレーターは1日に何十人という人と話をします。そして、その内容を聞き取り間違うこと無く対応をする必要があります。

しかし、膨大な情報量ですから、どうしても漏れたり、勘違いしたりが発生します。当然、オペレーターは間違えないようにと心理的に負荷がかかります。しかし、固定電話通話録音システムを導入していれば、自動的に通話は録音されますので、後からしっかりと確認することも可能となり、こうした心理的な負荷はかからずに済みます。

メリット6. スタッフ教育~対応力の向上と満足度の向上~

お客様と一対一で電話で話すということは、テキストの文字では表現できない微妙なニュアンスを含めて情報を受け取るということです。テキストを読む際にはよく、文脈を意識しなさいと言われますが、こうした文脈も含めて通話では受け取ることができます。つまり、お客様との信頼関係を構築する力や、要望を読み取る力など、スタッフが成長するために格好の教材になるのが通話によるお客様対応なのです。

このお客様対応を固定電話通話録音サービスを用いて録音し、何度も新人社員に聞かせることができれば、早い段階でお客様対応だけではなく、仕事をする上で最も大切な顧客インサイトを掴むことができます。

メリット7. 分析等に利用可能

固定電話通話録音サービスを導入し、自動的に録音された膨大な音声ファイルがあれば、一つのお客様対応ややり取りした内容データそのものを分析し、次回のお客様対応に活かすといった定性的な分析をすることはもちろん、音声データを解析することで、お客様の満足度や不満足度を調査したり、話のスピードを定量的に分析したりといった、テクノロジーを利用した解析も可能となります。

メリット8. 記録として残しておくことができる

会話、ましてや通話となるとだいたいは記憶にだけ残しておくものでした。

しかし、固定電話通話録音システムができてからは、記録データとしてそのままの形で蓄積することができるようになりました。いわゆるビッグデータとして情報を活用し、新たなビジネスに利用したり、あるいは自社の業務改善などに利用していくための基礎情報になります。

メリット9. 管理がしやすい

固定電話通話録音システムによって取得した音声データは、通常システムサーバーに一旦入り、そのサーバーに取りに行くか、あるいはボイスメール機能があればメール等で送られます。

また、直接音声データをシステム側のサーバーではなく自社サーバーに入れることも可能です。

メリット10. 情報共有がしやすい

社外にいるメンバーに、固定電話通話録音システムで録音した音声データをメールやダウンロード等の形式で送れば、商談前に微妙なニュアンスまで含めた確認を再度することができます。

通話録音機能を固定電話に付与する方法とは?

通話録音機能がついている固定電話もありますが、ついていない固定電話の場合どのように付与したら良いでしょうか?
いくつか方法がありますので、ここでご紹介します。

通話録音機能を固定電話に付与する方法1.
固定電話に通話録音装置の導入

方法の1つ目は、当記事の冒頭でもご紹介した方法ですが、通話録音装置と接続する方法です。通話録音装置と接続すれば、自動で通話録音がスタートし、録音ファイルは通話録音装置のシステム会社のサーバーに一度入った後、それを取りにいきダウンロードする形式や、メールで送ってもらう形式と、クライアント自身のサーバーに音声ファイルを直接アップロードする方法があります。

通話録音機能を固定電話に付与する方法2.
固定電話のオプション機能に申し込む

方法の2つ目は、固定電話を導入している場合オプション機能として通話録音機能がついているものがあります。その場合、オプション機能として通話録音機能を追加料金を払って導入する方法があります。

以上、2パターンの通話録音機能を固定電話に付与する方法をご紹介しました。
ぜひ、メリットの多い通話録音機能を付与していただければと思います。

通話録音機能付固定電話の比較

通話録音機能がついた固定電話機がありますが、どれを選べばよいのでしょうか。
そこで、通話録音機能がついた固定電話機の機能や特徴などを一覧化し、比較してみたいと思います。
ぜひ、こちらの表を参考にして、通話録音機能付き固定電話を選んでください。

名称 特徴 機能 料金 リンク
GoodLine
  • クラウド型ビジネスフォン
  • ローンも工事もなし
  • 電話線不要、ネット環境で利用可能
  • すべてをWEB設定できるので保守不要
  • 電話機や内線の増設もLANをさすだけ
  • 契約期間に縛りがないので安心
  • 稼働状況モニタリング
  • 自動通話分析
  • 全通話履歴参照
  • 通話録音機能
  • 稼働状況通知
~5内線 10,000円 / 内線 1,000円 / 内線 5,000円 / 契約 20内線プラン 50,000円 / 契約 20,000円 / 契約など https://good-line.jp/?gclid=EAIaIQobChMI1MDU9taV4wIVV3ZgCh19kQU3EAAYASAAEgJRcPD_BwE
自由放題ビジネスフォン
  • 配線工事不要
  • リース契約不要
  • 電話機処分費用不要
  • 支援。拠点間の凱旋料金不要
  • 会社支給の携帯電話料金不要
  • 通話履歴
  • メモ機能
  • 番号ポータビリティ
  • 通話数
  • 通話時間の管理
見積もり別途 https://bit.ly/2Xm0N4U
株式会社ナレッジフロー
  • ビジネス通話録音
  • 簡単設置
  • 低コスト
  • googleドライブとの連携
  • mp3形式で保存
  • 録音可能時間2,000~4,000時間
  • 音声ファイルは端末にダウンロード可能
  • Googleドライブに即時バックアップ
  • 担当者が24時間サポート
  • 操作履歴をダウンロード
  • 月額5000円(4ch)
  • 10000円(16ch)
  • ※16ch以上をご機能の場合もご相談ください
https://bit.ly/2RMzdI9
MOT/PBX
  • 外線通話をすべて自動で録音
  • 複数拠点の録音データ一括管理
  • ニーズに合わせたプランを用意
  • 録音可能最大同時通話数50通話
  • 最大録音時間役9000時間
  • 通話開始時刻、通話時間、通話方向、自番号、相手先名、相手番号から通話履歴を簡単に検索することが可能
  • 録音データのダウンロード、通話履歴のCSV出力ができ
基本契約1,000円+録音オプション3,000円 合計:4,000円(税別) https://www.mot-net.com/function/rec

固定電話の通話録音機能まとめ

固定電話に通話録音機能を付与すべき理由や、どのように付与すれば良いのか。そして、最初から通話録音機能を備えている固定電話の特徴や機能の比較をご紹介しました。ぜひ、こちらの記事を参考にメリットが多い通話録音の導入をご検討ください。