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注目の在宅勤務、成功のカギはIT!

吹く風が夏めいてまいりました。
今回はシンカの取り組みについてお話したいと思います。


シンカには積極的に取り組んでいることが、現在11あります。

「月1在宅」や「年に3日のNPO休暇」、「年に2日の家族イベント」など、ユニークなものが多いのですが、今回は働き方への取り組みをご紹介します。



在宅イメージ:パソコン作業をする女性


現在、シンカにはフルの在宅勤務スタッフが2名います。


フル在宅、つまり一度も会社に出勤することはありません。
しかも、そのうち1名は海外にいます。


なぜフル在宅勤務を採用したか、それがうまく機能しているシンカの取り組みをご紹介しましょう。


自社で働いてくれた大切なスタッフが家族の転勤や育児など、仕事を続けることが難しくなった場合に、辞めるという選択しかないこと、それでは働く側にとっても企業にとても残念なことです。

せっかく築いたキャリアはもちろん、自己実現や自己成長への意識、社会に貢献したい想いをいつまでも生かし続けることができる、そんな社会であるべきですよね。


弊社でも、働いてくれていた女性スタッフが夫の転勤で東京を離れないといけないということになりました。

ただ、そのスタッフが「本当はシンカを辞めたくない!」って言ってくれたので、「じゃ、遠隔で、在宅勤務やってみない?」というキッカケがフル在宅の始まりでした。


前例ができればあとはスムーズです。


その後、別の女性スタッフも夫の転勤が決まったということがありましたが、すぐにフル在宅を許可しました。
ただ、このスタッフの場合は、夫の転勤がイギリスのロンドン。海外での在宅勤務になるので時差も出てくるのですが、「ひとまずやってみよう!」ということで海外フル在宅をスタートさせました。


やはり「シンカをやめたくない」といってくれるメンバーがいるのなら、なんとか働ける方法を考えるのが企業の役目です。


このように、多様な働き方に応えることは、企業にとってますます必要になってきます。
多様な働き方を成功させるカギ、それはITです。


多様な働き方の一つの在宅勤務でも、メールやSNSに加え、スカイプやチャットなどをうまく活用することで、在宅勤務スタッフの仕事がスムーズになります。シンカでも実証済みです。

むしろ、ITを活用することなく多様な働き方を実現するのはとても困難といえるでしょう。

そんなIT活用に加え、在宅勤務を成功させるためにシンカで意識していることが3つありますので、それを紹介しましょう。



1.積極的にコミュニケーションをはかる


意思の疎通ができないと、働き手も企業も仕事に不安が残ります。

特にフル在宅の場合は、ずっと一人で仕事をし続けると、会社へのロイヤリティが下がり、チームとしての一体感が薄れてきます。クラウドソーシングの業務委託者ではないので、社員の一人としてしっかり会社とのつながりを持ってもらわなければいけません。


在宅勤務者が「蚊帳の外」的認識を持つことは、働きにくさにつながり、モチベーションの低下からいいパフォーマンスが出なくなります。


直接顔を合わせることがほとんどない在宅スタッフとのコミュニケーションで大事にしていることは、チャットによるタイムリーな会話です。何か相談したい時に、社内のメンバーとすぐに、そして気軽にできる。それはチャットが最適です。

ちょっとしたこと、簡単なことでも社内メンバーとつながりを持てるようにすることが大切です。


もう一つ、大事にしていることは、Skype等のTV電話です。
社内の会議にもTV会議を通じて“参加”できる。これも一体化を失わせないためにとても大切なことです。

シンカのフル在宅スタッフも毎週の定例会議にSkypeで参加しています。


このように、ITで社内コミュニケーションを「リアルに体験」できる環境が整備できれば、チームとしての一体化も薄れず、双方のモチベーションも上がりますね。



2.多様化する働き方に対し、社内の柔軟な空気をつくる


在宅勤務を成功させるためには、職場の意識も大切です。

社員全員が在宅勤務を理解し、心から承認しなければなりません。
受け入れる側が壁をつくってしまっては、仕事が円滑に進まないだけでなく、社内メンバーと在宅勤務スタッフとの間の一体感が壊れてしまいます。


シンカでは、その点もとてもうまくいっていると思います。


実は在宅スタッフの存在は、精神的に社員の大きな支えになっています。

若いスタッフが「将来、出産や家族の転勤などで仕事を続けにくい状況が発生した場合でも、シンカは(仕事を)続けられる会社であり安心して働くことができる」と感じられることは大きいですね。目の前に将来のモデルがいるのですから、社内の雰囲気もいいですよ。


だからこそ、在宅スタッフを理解して応援しようという思いをみんなが持っています。


あと、在宅勤務とはどういうものかということを自身で感じるために、全社員に月に1日、在宅勤務を許可しています。

自分自身も在宅で働いてみることで、社内とは違うやりにくさや不便さを感じるはずです。そういう体験をするからこそ、フル在宅スタッフの気持ちもわかるようになり、お互いの気遣いが生まれ始めます。


また、経営サイドにとっても、在宅勤務のメリットは大きいと感じます。
培った仕事のスキルを継続して生かしてもらえますし、わが社で働き続けたいという想いを持ってもらえることは、やはりうれしいことですね。



3.無理なくできる業務を担当する


就業時間にオフィスと時差が生じることや、出社せずの仕事であることから、在宅スタッフの依頼できる仕事の内容に制約はあります。


たとえば家族(子供)が寝てから仕事をする、海外在住のスタッフの場合は「時差」が生じる。
そういうケースは、社内メンバーと就業時間がずれてくることもあります。大切なことは、就業時間が重なる時間に集中して効率よくコミュニケーションをはかることです。


在宅スタッフの一人はイギリス在住なので、サマータイムの場合は、就業時間が重なるのはイギリス時間の9時~10時(日本時間の17時~18時)の1時間のみです。すぐに確認したいことや打ち合わせをその1時間で行うことで、仕事がうまく運んでいます。そこはかなり意識してスケジュールを組んでいます。


時間も働く場所も離れているので、疑問が生じたときにタイムリーにやり取りできないこともあります。すぐに相談したり、打合せをしたり、承認を依頼したりできないこともあります。それだけでも在宅勤務者はストレスを感じやすいものです。


だからこそ、なるべくストレスがないように、締め切りのない仕事を担当してもらっています。


締め切りがないといって簡単な仕事ばかりをお願いするのはNGです。なぜなら、在宅スタッフは単純作業の業務委託者ではなく、社員の一人なのです。社員としてプライドを持ってできる仕事を依頼すべきです。


期限は緩いけど、自社ビジネスにとって大切な業務を依頼します。具体的にはメルマガやブログの作成、期限に余裕のある資料作成や調査事項をお願いしています。


また、勤務時間は自己申告制。
これも信頼関係が成立しているからできることですが、ストレスのかからない環境づくりも在宅勤務を成功させるポイントになっていると思います。



いかがでしょうか。
シンカの取り組みが皆さんの会社の多様な働き方の少しでもヒントになれば幸いです。


働く意志のある人が働けないことほど、残念なことはありません。

在宅によって「働く」ことが可能となるなら、その環境を整備することは積極的に進めていくべき。
ITによって、在宅勤務という働き方は、さらに充実していくことでしょう。



在宅イメージ:家を抱えるイラスト写真


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